ATS ou CRM, que choisir entre les deux logiciels pour le recrutement ?

Le fort développement des outils pour les RH oblige les recruteurs à s'interroger sur ce qu'ils doivent mettre en place dans leur entreprise. Notre expérience des deux types d'outils nous permet d'identifier, en fonction des besoins du client, la solution la plus pertinente à mettre en place au sein des entreprises. Nous avons rassemblé dans cet article les principales informations à connaître sur la différence entre ATS et CRM Recrutement. Vous saurez ainsi quel logiciel est le plus adapté à vos besoins. Cet article présente également le prix de ces outils et une liste des meilleurs logiciels et solutions du marché.

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Qu'est-ce qu'un ATS et quelles sont ses fonctionnalités ?

Commençons par définir ce qu'est un ATS ou Applicant Tracking System. L'ATS est le logiciel historique des recruteurs qui gère principalement les candidatures entrantes (Inbound Recruiting). L'ATS vous permettra principalement de :

• Gérer et diffuser vos offres d'emploi, en lien avec votre site web de carrière
• Les multidiffuser sur toutes les plateformes, sites d'emploi et job boards (LinkedIn, Indeed, Welcome to The Jungle)
• Lister sur une plateforme tous les candidats qui ont déjà été en processus dans votre entreprise et suivre les informations sur tous les candidats (notes, cv, CV...)
• Gérer le processus d'entretien des candidats avec toutes les parties prenantes de votre entreprise au sein d'une interface collaborative (Talent Acquisition / Recruitment Officer, Hiring Manager...).
• Analyser les données relatives à votre recrutement (nombre de candidatures, nombre de candidats reçus en entretien, durée des processus entretiens)

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Les limites de l'ATS pour les recruteurs sont les suivantes :

• Les fonctions de recherche dans le vivier et pipe de candidats sont limitées et peu précises
• Le système de suivi des candidats ne couvre pas les fonctionnalités liées au sourcing et à la recherche de candidats en externe, sur les réseaux sociaux (pas de gestion de campagnes de sourcing, pas de possibilité de séquences de messages, ou d'automatisation des messages... etc).

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Qu'est-ce qu'un CRM pour le recrutement ?

Le mot CRM vient de l'outil historiquement utilisé par les commerciaux, Customer Relationship Management (gestion de la relation client). Cet outil permet aux commerciaux de gérer l'ensemble de leur base de données de prospects et de clients. Depuis peu, un nouveau type de CRM voit le jour et vient aider les recruteurs dans leur travail.

Un CRM recrutement est un outil qui se positionne sur toutes les fonctionnalités liées à la chasse de tête. Par opposition à l'Inbound Recruiting, on parle d'Outbound Recruiting pour désigner l'ensemble des processus liés à la chasse externe de candidats potentiels. Le CRM est donc un outil de gestion de la relation candidat.

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Un CRM de recrutement vous permettra ainsi :

• De faire le lien en important des listes de candidats potentiels sur les réseaux sociaux, et principalement sur LinkedIn et ses versions payantes : Sales Navigator, LinkedIn Recruiter Lite, LinkedIn Recruiter Pro
• De faire des recherches de candidats, sélection des plus pertinents avec des filtres avancés
• Définir des séquences de messages de contact et les automatiser sur différents canaux(Demande de connexion, Messages LinkedIn, Inmail, Email...)
• De gérer vos pipes de candidats à la manière des commerciaux qui répertorient leurs clients potentiels dans un CRM (open to work, en recherche active, en recherche passive...).
• De travailler en collaboration avec les autres recruteurs de votre équipe
• De mesurer la performance de votre sourcing et de votre chasse externe à l'aide d'indicateurs de performance clés (KPI).

En résumé, un CRM de recrutement vous permettra de recruter de manière proactive en contactant directement les profils. Il vous aidera à améliorer le processus d'engagement avec les candidats potentiels et à gérer toutes les tâches liées au sourcing.

La limite du CRM de recrutement est qu'il ne couvre pas la dimension de gestion candidatures entrantes. Il ne vous permettra pas de publier des offres d'emploi, par exemple.

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ATS ou CRM de Recrutement, lequel privilégier ?

Ce qu'il faut retenir de cette présentation des deux logiciels phares du recrutement, c'est qu'il ne faut pas opposer ces deux types d'outils. Les fonctionnalités se complètent et s'adaptent à vos besoins.

En effet, l'ATS et le CRM peuvent s'interfacer de manière à ce que vous puissiez combiner les deux au sein de votre organisation. Cela signifie que les candidats recherchés dans votre CRM de recrutement seront automatiquement intégrés dans votre ATS. Les recruteurs disposent ainsi des bons outils pour gérer les recrutements entrants et sortants.

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En règle générale, l'ATS sera particulièrement pertinent si

• Vous envisagez de publier de nombreuses offres d'emploi sur des sites d'emploi
• Vous recrutez et attirez vos talents principalement par le biais de candidatures, plutôt que par la chasse externe.

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Le CRM de recrutement sera très utile si

• Les équipes de recrutement ont l'habitude de faire du sourcing
• Vous allez mettre en œuvre de plus en plus de sourcing
• Vous souhaitez réduire les coûts et les frais annuels payés aux agences de recrutement
• Les postes et les talents que vous recrutez sont très rares et compétitifs.
• Vous recherchez un outil collaboratif pour optimiser le travail des recruteurs et des gestionnaires d'embauche.

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Si les deux problèmes abordés par l'ATS et le CRM de recrutement se posent dans votre organisation, vous devrez envisager de mettre en œuvre les deux outils pour maximiser l'efficacité des équipes de recrutement.

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Questions à poser avant de mettre en place un ATS ou un CRM de recrutement

Voici une liste de questions à se poser pour déterminer s'il est préférable de mettre en place un ATS ou un CRM de recrutement dans votre entreprise :

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Questions pour savoir si un ATS est nécessaire pour votre entreprise :

• Est-ce que je recrute principalement pour mes postes ouverts grâce aux candidatures reçues et aux réponses à mes annonces ?
• Dois-je gérer de nombreuses offres d'emploi ?
• Dois-je diffuser mes offres d'emploi sur plusieurs sites d'emploi ?
• Le volume de candidatures que je reçois est-il élevé (>100 par semaine) ?
• Le nombre d'acteurs impliqués dans les recrutements et le processus d'entretien est-il élevé (>20 personnes impliquées) ?

Si vous répondez majoritairement par l'affirmative, vous devez mettre en place un système de suivi des candidats (ATS).

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Questions pour savoir si un CRM de recrutement est nécessaire pour votre entreprise :

• Plusieurs d'entre vous participent-ils au sourcing au sein de l'équipe (recruteurs, gestionnaires de recrutement...) ?
• Les équipes de recrutement consacrent-elles beaucoup de temps à la recherche de candidats ? (1 jour par semaine / ETP minimum)
• Est-ce que je recrute beaucoup de profils considérés comme rares (développeurs web ou logiciels, Data, Business Developer, Growth Marketing Manager...) ?
• Les postes pour lesquels je recrute sont généralement pourvus grâce au sourcing ou à la chasse de tête.
• Une part importante de mes recrutements est-elle réalisée grâce à la chasse externe, qu'elle soit effectuée par des prestataires externes ou des équipes internes ? (>10% des recrutements)
• Je souhaite réduire les dépenses liées aux cabinets de recrutement ?

Si vous répondez majoritairement par l'affirmative, alors vous devez mettre en place un CRM (Customer Relationships Management) de recrutement pour vos équipes.

Bonus : Si vous êtes une agence de recrutement ou un recruteur indépendant, le CRM Recrutement peut vous servir d'outil de prospection pour vos clients. En effet, le CRM Recrutement peut également être un outil efficace pour trouver un client et le contacter. Les CRM comme Leonar sont donc une solution intéressante pour gérer votre recherche de clients et de candidats.

Si vous souhaitez mettre en place un CRM de recrutement dans votre entreprise, vous pouvez consulter notre analyse des meilleurs CRM de recrutement.

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Pourquoi mettre en place un ATS et un CRM en même temps ?

Comme nous l'avons vu précédemment, les deux outils sont complémentaires. Les raisons qui peuvent conduire à mettre en œuvre les deux dans votre équipe sont les suivantes :

• Vous avez des défis importants à relever en matière de recrutement et vous voulez à tout prix attirer les meilleurs talents.
• Vous voulez donner les meilleurs outils du marché à vos recruteurs
• Vous souhaitez améliorer l'ensemble de vos processus de recrutement
• Vous souhaitez disposer de données précises sur votre activité dans les domaines Inbound et Outbound.

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Comparaison des prix entre les solutions ATS et les solutions CRM pour le recrutement

Le prix d'un ATSdépend fortement du logiciel choisi et de la taille de votre organisation. Le prix peut varier de quelques milliers d'euros par an à plus de cinquante mille euros pour les plus grandes entreprises. L'offre des éditeurs de logiciels ATS est généralement déterminée en fonction du nombre d'utilisateurs, du nombre d'employés dans l'entreprise et du volume de demandes. Le prix de l'ATS ne sera donc pas le même, que vous soyez un recruteur indépendant, une PME ou une multinationale.

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Le prix et l'offre d'un CRM de recrutement sont généralement définis par un prix par licence (par utilisateur). Il coûte entre 100 et 300 euros par utilisateur en fonction de l'outil choisi et du nombre de fonctionnalités sélectionnées.

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Quels sont les principaux ATS sur le marché ? Liste des principaux systèmes de suivi des candidats

Il existe de nombreuses solutions ATS. Voici une liste des principaux et meilleurs ATS du marché :

• Recrutee
• Lever
• Greenhouse
• Teamtailor
• Wink
• Flatchr
• ...

Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels ATS ? Retrouvez notre article dédié : Les meilleurs ATS

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Vous avez maintenant une meilleure vision des outils SaaS / Cloud que sont l'ATS et le CRM avec cette présentation. Nous espérons que cet article de blog vous aidera à construire des processus solides.

Si vous souhaitez en savoir plus sur ce qu'un CRM de recrutement peut faire pour vous, consultez les principales fonctionnalités de Leonar.

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